Wie soll Ihr nächstes Level aussehen?
Wir wissen, welche Schritte gegangen werden müssen. Und stehen Ihnen bei jedem einzelnen zur Seite.
E-Rechnung ab 2027: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt für die Vorbereitung
Seit Anfang 2025 sind Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Für viele verlief diese erste Umstellung überraschend unkompliziert. Die eingesetzten Buchhaltungs- und ERP-Systeme unterstützten den Empfang bereits, sodass kaum Anpassungen notwendig waren.
Mit dem nächsten Schritt der gesetzlichen Einführung ändern sich die Anforderungen jedoch deutlich. Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen an inländische Geschäftskunden ausstellen. Ein Jahr später gilt diese Verpflichtung für nahezu alle Unternehmen.
In unserem Beitrag zeigen wir Ihnen, worauf es jetzt in der Praxis ankommt, welche Punkte Sie frühzeitig prüfen sollten und warum sich eine rechtzeitige Vorbereitung auszahlt.
Empfang war der erste Schritt. Jetzt geht es um den Versand
Nachdem Unternehmen den Empfang elektronischer Rechnungen sicherstellen mussten, rückt nun der nächste Schritt in den Fokus: der gesetzeskonforme Versand.
Eine E-Rechnung ist mehr als eine PDF-Datei im E-Mail-Anhang. Sie besteht aus einem strukturierten Datensatz, beispielsweise im Format XRechnung oder ZUGFeRD, der von den Systemen des Rechnungsempfängers automatisiert verarbeitet werden kann.
Deshalb bringt der Versand andere Anforderungen mit sich als der reine Empfang. Unternehmen sollten frühzeitig prüfen, ob ihre bestehende Software E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch gesetzeskonform erstellen und versenden kann.
Der E-Rechnungs-Check
Die Einführung der E-Rechnung ist weit mehr als eine technische Umstellung. Sie betrifft bestehende Prozesse, Ihre Software und die Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern.
1. Ist Ihre Software bereits vorbereitet?
Viele gängige Lösungen wie DATEV oder Lexware unterstützen den Versand von E-Rechnungen bereits. Häufig braucht es keine komplett neue Lösung. Entscheidend ist vielmehr, die vorhandene Software sinnvoll zu nutzen und dort zu ergänzen, wo es erforderlich ist. Gleichzeitig sollte geprüft werden, ob bestehende Schnittstellen zu Warenwirtschaft, ERP-Systemen, Dokumentenmanagement oder Archivierung reibungslos funktionieren. Denn erst wenn alle Systeme ineinandergreifen, entsteht ein durchgängiger digitaler Rechnungsprozess.
Technische Mindestvoraussetzungen, damit E-Rechnungen reibungslos empfangen und versendet werden können:
2. Archivieren Sie E-Rechnungen korrekt?
Ein häufiger Irrtum: Viele Unternehmen speichern lediglich die PDF-Datei. Rechtlich relevant ist jedoch der strukturierte XML-Datensatz. Dieser muss revisionssicher archiviert werden. Die PDF dient lediglich der Visualisierung.
3. Gibt es Besonderheiten in Ihrem Rechnungsprozess?
Nicht jede Rechnung entspricht dem Standard. Komplexe Rechnungsadressen, zusätzliche Referenzen oder individuelle Anforderungen einzelner Rechnungsempfänger sollten frühzeitig berücksichtigt werden. Werden diese Besonderheiten nicht richtig abgebildet, kann es passieren, dass Rechnungen zurückgewiesen werden und sich Zahlungseingänge verzögern.
Unser Tipp: Nutzen Sie die Sommermonate und sprechen Sie uns frühzeitig an. So lassen sich Anforderungen rechtzeitig klären, passende Lösungen auswählen und notwendige Anpassungen ohne Zeitdruck umsetzen.
Darauf kommt es in der Praxis an
Die Einführung der Empfangspflicht Anfang 2025 verlief bei vielen unserer Mandant*innen nahezu unbemerkt. Die meisten Buchhaltungs- und ERP-Systeme konnten E-Rechnungen bereits empfangen.
Mit der Ausstellungspflicht verschiebt sich der Fokus. Jetzt geht es darum, den Versand so in die bestehende Softwarelandschaft zu integrieren, dass Prozesse reibungslos funktionieren und keine unnötigen Insellösungen entstehen.
Besonders bei individuellen Anforderungen – beispielsweise speziellen Rechnungsempfängern, komplexen Rechnungsstrukturen oder besonderen Formatvorgaben – lohnt sich eine frühzeitige Beratung. Gemeinsam prüfen wir, welche Lösung zu Ihren bestehenden Systemen passt und wie sich die gesetzlichen Anforderungen möglichst effizient umsetzen lassen.
Häufig braucht es dafür keine komplett neue Software. Vielmehr geht es darum, vorhandene Lösungen sinnvoll zu nutzen und gezielt dort zu ergänzen, wo es erforderlich ist. So bleibt die Softwarelandschaft homogen und mögliche Stolpersteine werden frühzeitig vermieden.
Fazit: Nutzen Sie die Sommermonate
Bis zur nächsten Stufe der E-Rechnungspflicht bleibt noch etwas Zeit und genau das ist Ihre Chance. Nutzen Sie die kommenden Monate, um Ihre Systeme und Prozesse in Ruhe zu überprüfen, notwendige Anpassungen vorzunehmen und offene Fragen zu klären.
So schaffen Sie nicht nur die Voraussetzungen für die gesetzlichen Anforderungen ab 2027. Sie profitieren gleichzeitig von effizienteren Abläufen, einer sicheren Archivierung und einem reibungslosen Rechnungsversand.
Sie möchten den Versand von E-Rechnungen frühzeitig und rechtssicher aufstellen? Sprechen Sie uns an. Wir freuen uns darauf, gemeinsam die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Unser Gesicht für digitales Rechnungswesen.
Ihre Ansprechpartnerin.
Luisa Kors
Digital Transformation Consultant
Transparenzhinweis: Das Titelbild wurde mit KI-Unterstützung erstellt. Für den Beitrag wurde KI unterstützend eingesetzt. Redaktion und fachliche Prüfung erfolgte durch LPJ.