Wie soll Ihr nächstes Level aussehen?
Wir wissen, welche Schritte gegangen werden müssen. Und stehen Ihnen bei jedem einzelnen zur Seite.
Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Mehr als eine digitale Personalakte
Ab dem 1. Januar 2027 wird aus einer Übergangsregel eine verbindliche Pflicht. Spätestens dann müssen prüfungsrelevante Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Viele Unternehmen beschäftigen sich deshalb aktuell mit digitalen Personalakten oder neuen HR-Systemen. Doch genau hier entsteht häufig ein Missverständnis.
Eine digitale Personalakte ist ein wichtiger Baustein, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Entgeltunterlagen jedoch nicht automatisch. Entscheidend ist nicht nur, dass Unterlagen digital vorliegen, sondern wie sie dokumentiert, organisiert und im Prüfungsfall bereitgestellt werden können. Denn die Deutsche Rentenversicherung prüft zunehmend digital und stellt dabei andere Anforderungen als viele Unternehmen erwarten.
Digital ist nicht gleich prüfungssicher
In vielen Unternehmen sind Personalunterlagen historisch gewachsen: Ein Teil liegt noch in Papierakten, andere Dokumente befinden sich in E-Mails, auf Netzlaufwerken oder in verschiedenen HR-Systemen. Im Alltag funktioniert das meist problemlos.
Mit der verpflichtenden elektronischen Führung von Entgeltunterlagen ändern sich jedoch die Anforderungen deutlich:
Hinzu kommen auch technische Anforderungen. Elektronische Entgeltunterlagen müssen unter anderem zentral auffindbar, sofort lesbar und maschinell auswertbar sein sowie für die elektronische Betriebsprüfung vorbereitet werden. Es reicht also nicht aus, Papierunterlagen lediglich einzuscannen oder als PDF abzulegen. Entscheidend ist eine strukturierte und nachvollziehbare Dokumentation.
Zwischenfazit: Es geht nicht darum, Papier durch PDFs zu ersetzen. Es geht darum, Entgeltunterlagen so zu organisieren, dass sie einer digitalen Betriebsprüfung standhalten.
Die eigentliche Herausforderung beginnt vorher
Die Einführung elektronischer Entgeltunterlagen ist weit mehr als ein Digitalisierungsprojekt. Entscheidend ist nicht nur, wo Dokumente abgelegt werden, sondern wann sie entstehen und wie sozialversicherungsrechtliche Sachverhalte dokumentiert werden.
Viele Fragen lassen sich im Nachhinein nicht mehr korrigieren. Deshalb lohnt es sich, das LPJ-Payroll-Team bereits im Vorfeld einzubeziehen, bevor Sonderzahlungen ausgezahlt, Verträge geändert oder Beschäftigungsverhältnisse angepasst werden.
Praxis-Beispiel: Minijobber erhält eine Sonderzahlung
Ein Minijobber soll als Anerkennung für seine gute Arbeit einen Bonus erhalten. Eine schöne Geste, doch ohne vorherige Prüfung kann genau diese Sonderzahlung Auswirkungen auf die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung haben.
Oft bestehen Gestaltungsmöglichkeiten, beispielsweise durch eine andere zeitliche Zuordnung oder eine angepasste Abwicklung. Diese lassen sich jedoch nur im Vorfeld prüfen und umsetzen.
Ist die Auszahlung bereits erfolgt, ist der Handlungsspielraum in vielen Fällen deutlich eingeschränkt oder gar nicht mehr vorhanden.
Genau deshalb gilt: Sprechen Sie frühzeitig mit unsere LPJ-Payroll-Expertinnen. . So können wir gemeinsam den passenden Weg finden und spätere Überraschungen bei einer Betriebsprüfung vermeiden.
Diese Fragestellungen begegnen uns in der Zusammenarbeit mit unseren Mandant*innen regelmäßig, beispielsweise bei:
Minijobs und Befreiungen von der Rentenversicherung,
Werkstudierenden und der 20-Stunden-Regel,
Sonderzahlungen und Gleitzonen,
Tank- und Sachbezugsgutscheinen,
Vertragsänderungen, Befristungen oder Entfristungen sowie
Betriebsveranstaltungen und deren steuerlicher Dokumentation.
In all diesen Fällen gilt: Je früher wir eingebunden werden, desto größer ist der Gestaltungsspielraum. Genau darin liegt der Mehrwert einer frühzeitigen Beratung – bevor Dokumente erstellt, Zahlungen vorgenommen oder Sachverhalte abgeschlossen werden.
Jetzt mit der Umsetzung starten
Bis zum 1. Januar 2027 scheint noch ausreichend Zeit zu sein. Erfahrungsgemäß benötigen Digitalisierungs- und HR-Projekte jedoch deutlich mehr Vorlauf als zunächst angenommen.
Mit dem frühzeitigen Start schaffen Sie die Grundlage für eine rechtssichere und entspannte Umsetzung:
Unser Fazit
Elektronische Entgeltunterlagen sind mehr als ein Digitalisierungsthema. Entscheidend ist, dass Prozesse, Dokumentation und sozialversicherungsrechtliche Anforderungen von Anfang an zusammenspielen.
Genau dabei unterstützen wir Sie. Gemeinsam schaffen wir die Grundlage für eine elektronische Entgeltakte, die rechtssicher, praxistauglich und auf die Anforderungen der nächsten Betriebsprüfung vorbereitet ist.
Lassen Sie uns jetzt die Weichen für 2027 stellen. Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Prozesse und Systeme fit für die elektronische Entgeltakte zu machen. Melden Sie sich gern bei unseren Expertinnen.
Unsere Gesichter für Payroll.
Ihre Ansprechpartnerinnen.
Ann-Sophie Hagen
Steuerfachangestellte
Alexandra Fotiou
Steuerfachangestellte
Transparenzhinweis: Das Titelbild wurde KI-gestützt erstellt. Für diesen Beitrag wurde KI unterstützend eingesetzt. Redaktion und fachliche Prüfung erfolgten durch LPJ.