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Entgelttransparenz – Das betrifft uns noch nicht. Oder doch?
Die Frist zur Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie ist am 07.06.2026 abgelaufen. Die nationale Umsetzung in Deutschland steht zwar noch aus, für Unternehmen wird das Thema aber bereits jetzt relevant.
Denn die Auswirkungen reichen weit über Berichtspflichten hinaus – insbesondere bei Vergütungsstrukturen, Recruitingprozessen und interner Nachvollziehbarkeit.
In unserem Beitrag zeigen wir Ihnen, worauf es in der Praxis ankommt und warum auch mittelständische Unternehmen schon heute betroffen sind.
Entgelttransparenzgesetz vs. EU-Richtlinie: Was ist eigentlich neu?
Das deutsche Entgelttransparenzgesetz ist bereits seit 2017 in Kraft und vielen Unternehmen grundsätzlich bekannt. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verfolgt jedoch einen deutlich umfassenderen Ansatz.
Während das Entgelttransparenzgesetz bislang vor allem individuelle Auskunftsansprüche regelt, rückt die EU-Richtlinie stärker die strukturelle Transparenz von Vergütungssystemen in den Fokus und damit auch Prozesse, Dokumentation und interne Nachvollziehbarkeit:
Abb.: Entgelttransparenzgesetz vs. EU-Richtlinie: Die wichtigsten Unterschiede (eigene Darstellung)
Entgelttransparenz erst ab 100 Mitarbeitenden relevant?
Viele Unternehmen orientieren sich aktuell vor allem an den bekannten Schwellenwerten von 100, 200 oder 250 Mitarbeitenden. Daraus entsteht jedoch häufig ein Missverständnis: Dass Entgelttransparenz erst ab diesen Größenordnungen relevant wird.
Tatsächlich unterscheiden die Schwellenwerte vor allem die formalen Berichtspflichten. Die praktische Relevanz beginnt jedoch deutlich früher.
Transparenz beginnt bereits im Bewerbungsprozess
Auch Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitenden werden sich künftig stärker mit Transparenzfragen beschäftigen müssen, z.B. bei Recruiting, Vergütungsstrukturen oder nachvollziehbaren Kriterien für Gehaltsentscheidungen.
Besonders sichtbar wird das im Bewerbungsprozess. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie sieht unter anderem vor:
Bewerbende sollen bereits vor dem ersten Vorstellungsgespräch Informationen zum konkreten Einstiegsgehalt oder zur vorgesehenen Gehaltsspanne erhalten.
Fragen nach bisherigen Gehältern oder der Gehaltshistorie sind künftig unzulässig.
Stellenanzeigen und Anforderungsprofile müssen geschlechtsneutral und diskriminierungsfrei formuliert sein.
Informations- und Auskunftspflichten gewinnen an Bedeutung
Die Anforderungen enden nicht mit der Einstellung. Beschäftigte sollen künftig leichter nachvollziehen können, nach welchen Kriterien Vergütung festgelegt wird und wie vergleichbare Tätigkeiten vergütet werden.
Auch Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitenden müssen sich künftig stärker mit Informationspflichten beschäftigen. Beschäftigte sollen regelmäßig darüber informiert werden, dass sie Auskunft über vergleichbare Vergütungen einholen können, z. B. über das Intranet oder interne Hinweise.
Ab 200 Mitarbeitenden wird das Thema zusätzlich rechtlich greifbarer: Bereits jetzt haben Beschäftigte nach dem deutschen Entgelttransparenzgesetz ab einer Unternehmensgröße ab 200 Mitarbeitenden Anspruch auf Auskunft zu Vergleichsgehältern bei gleichwertiger Tätigkeit.
Unternehmen müssen entsprechende Anfragen künftig innerhalb von zwei Monaten beantworten und nachvollziehbar erklären können, wie Vergütung festgelegt wird. Die Zeit zur Bearbeitung einer solchen Anfrage ist dann also begrenzt. Zeitkritisch wird es in Fällen, in denen vor der Beantwortung Strukturen geschaffen und begründet werden müssen.
Berichtspflichten steigen mit der Unternehmensgröße
Mit zunehmender Unternehmensgröße steigen zusätzlich die formalen Anforderungen:
Ab 100 Mitarbeitenden sind regelmäßige Berichterstattungen zu Entgeltunterschieden vorgesehen (erstmals bis 07.06.2031, anschließend alle drei Jahre).
Ab 150 Mitarbeitenden: Erstmalige Berichterstattung bis 07.06.2027, danach alle drei Jahre.
Ab 250 Mitarbeitenden: Erstmalige Berichterstattung bis 07.06.2027, danach jährlich.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur, welche formalen Pflichten gelten. Sondern ob Unternehmen ihre Vergütungslogik nachvollziehbar erklären können.
Zwischenfazit: Die Schwellenwerte von 100, 150 oder 250 Mitarbeitenden entscheiden vor allem über Berichtspflichten, jedoch nicht darüber, ob Entgelttransparenz im Unternehmen relevant wird.
Drei konkrete Empfehlungen für die Umsetzung
Auch wenn viele Detailfragen zur nationalen Umsetzung noch offen sind: Für Unternehmen beginnt die Vorbereitung nicht erst mit neuen Fristen. Gerade jetzt lohnt sich der Blick auf bestehende Vergütungsstrukturen, Recruitingprozesse und interne Verantwortlichkeiten.
1. Recruiting- und Transparenzprozesse anpassen
In der Praxis beobachten wir aktuell häufig ein Abwarten und „Größeren den Vortritt lassen“. Solange keine direkten Berichtspflichten greifen, wird das Thema zunächst zurückgestellt.
Das greift allerdings zu kurz, denn viele Herausforderungen entstehen unabhängig von formalen Berichtspflichten, wie z. B. bei historisch gewachsenen Gehaltsstrukturen, individuellen Vergütungsentscheidungen oder fehlender Nachvollziehbarkeit von Gehaltsunterschieden.
Hinzu kommt, dass sich künftig auch kleinere Unternehmen stärker beschäftigen müssen mit:
Transparenzanforderungen im Recruiting,
Informationspflichten zu bestehenden Auskunftsrechten,
sowie nachvollziehbaren Kriterien für Vergütungsentscheidungen.
Unsere Empfehlung: Prüfen Sie jetzt, wie transparent Recruitingprozesse, Vergütungsstrukturen und interne Kommunikationswege tatsächlich aufgebaut sind, bevor sich Mitarbeitende mit der ersten Auskunftsanfrage melden.
2. Verantwortlichkeiten und Führung stärken
Entgelttransparenz ist längst nicht mehr alleiniges Thema der HR-Abteilung. Wenn Unternehmen künftig erklären, nach welchen Kriterien Vergütung festgelegt wird und wie Gehaltsunterschiede entstehen, rückt das Thema auch bei Führungskräften, Geschäftsführung und Recruitingverantwortlichen in den Fokus.
Das wirft die Frage auf: Gibt es klare Vergütungslogiken, sind die Verantwortlichkeiten definiert und können die Führungskräfte Gehaltsstrukturen sicher und konsistent kommunizieren?
Unsere Empfehlung: Legen Sie jetzt klare Kriterien für Vergütungsstrukturen fest und definieren Sie, wer intern den Hut für diese Prozesse bzw. Anfragen auf hat. Befähigen Sie auch Ihre Führungskräfte und bereiten Sie diese gezielt auf Transparenzgespräche vor.
3. Jetzt priorisieren statt später reagieren
Wer sich erst mit dem Thema beschäftigt, wenn konkrete Pflichten greifen oder erste Auskunftsanfragen im Unternehmen eingehen, gerät schnell unter operativen Druck.
Denn die Anforderungen rund um Entgelttransparenz haben unterschiedliche Reifegrade: Während sich Themen wie Recruitingprozesse oder Auskunftsverfahren vergleichsweise kurzfristig anpassen lassen, benötigen Vergütungslogiken, Vergleichsgruppen oder Berichtsmethodiken deutlich mehr Zeit und Vorbereitung.
Gerade mittelständische Unternehmen sollten deshalb jetzt priorisieren, welche Themen kurzfristig umgesetzt werden können – und wo struktureller Handlungsbedarf besteht.
Unsere Empfehlung: Nicht auf einzelne Fristen reagieren, sondern frühzeitig eine klare Roadmap für Recruiting, Auskunftsverfahren, Vergleichsgruppen und – je nach Unternehmensgröße – auch Berichtsmethodik entwickeln.
Unser Fazit
Entgelttransparenz beginnt nicht erst ab 100 oder 250 Mitarbeitenden. Viele Anforderungen betreffen bereits heute Recruitingprozesse, Informationspflichten und nachvollziehbare Vergütungsstrukturen – auch im Mittelstand.
Unternehmen sollten das Thema deshalb nicht erst mit Blick auf Berichtspflichten angehen, sondern frühzeitig klare Prozesse, Verantwortlichkeiten und Vergütungslogiken schaffen.
Denn wenn Sie wer erst reagieren, wenn konkrete Pflichten greifen oder erste Auskunftsanfragen eingehen, verlieren Sie wertvolle Vorbereitungszeit.
Sie möchten wissen, wie gut Ihr Unternehmen bereits auf die neuen Transparenzanforderungen vorbereitet ist? Wir unterstützen Sie dabei, Vergütungsstrukturen, Prozesse und Handlungsfelder frühzeitig einzuordnen – praxisnah, strukturiert und mit Blick auf den Mittelstand.
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Meyer-Harting
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Dr. Bernhard Höpfner
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