Wie soll Ihr nächstes Level aussehen?
Wir wissen, welche Schritte gegangen werden müssen. Und stehen Ihnen bei jedem einzelnen zur Seite.
Verfahrensdokumentation strukturiert den Praxisalltag der Kinderkardiologie Hamburg
Mit zwei Standorten in Hamburg steht die Kinderarztpraxis Dr. med. Bernd Friedrich & Dr. med. Otmar Schlobohm für moderne Pädiatrie, persönliche Betreuung und ein starkes Team, das Kinder und Jugendliche ganzheitlich begleitet. Von Vorsorgeuntersuchungen und Akutsprechstunden über Impf- und Reiseberatung bis hin zur Nachsorge von Frühgeborenen – hier steht das Wohl der jungen Patient*innen im Mittelpunkt.
In Altona liegt zudem ein besonderer Schwerpunkt auf der Kardiologie: Kinder, Jugendliche und Erwachsene mit angeborenen Herzfehlern werden hier langfristig mit moderner Diagnostik, viel Erfahrung und Einfühlungsvermögen betreut.
14 Mitarbeiter*innen und drei Kinderärzte sorgen gemeinsam dafür, dass medizinische Qualität, Organisation und Teamarbeit optimal ineinandergreifen. Und genau da setzt auch unsere Zusammenarbeit an.
Die Herausforderung: Praxisalltag abhängig von Einzelpersonen
Im administrativen Alltag der Praxis ist Aenne Loeding die zentrale Ansprechperson: Sie kennt alle Abläufe, Sonderfälle und viele praktische Abkürzungen, von HR‑Themen bis zum Rechnungswesen. Diese Bündelung ist hilfreich, bringt jedoch auch Grenzen mit sich. Viel internes Prozesswissen liegt vor allem bei Aenne, Anfragen laufen häufig über ihren Tisch und die Vielzahl an Themen führt zu einer hohen mentalen Belastung. In arbeitsreichen Phasen heißt das: Entscheidungen aus verschiedenen Themenbereichen sammeln sich bei ihr, Übergaben an Kolleg*innen sind aufwändig und Vertretungen schwer planbar.
Hinzu kam schließlich der Wunsch, Prozesse prüfbar und zukunftsfest zu gestalten, nicht zuletzt mit Blick auf GoBD‑Anforderungen, digitale Lösungen (z. B. im HR‑Bereich) und die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern. Ohne klare, zugängliche Beschreibungen ist es schwer, neue Mitarbeitende schnell einzuarbeiten, Aufgaben untereinander aufzuteilen oder technische Themen strukturiert anzugehen.
Kurz: Aenne hält vieles zusammen, aber die Organisation braucht eine zukunftsfähige Basis, um diese Verantwortung auf mehrere Schultern zu verteilen und den Betrieb unabhängig von Einzelpersonen stabil zu machen.
Die Lösung: Mit gelebter Verfahrensdokumentation zu strukturierten Prozessen
Gemeinsam mit Aenne hat unsere Expterin Luisa die administrative Seite der Praxis strukturiert und eine gelebte Verfahrensdokumentation (VFD) aufgebaut. Der Startpunkt war ein kurzer Kick‑off mit Zielbild und Prioritäten. Danach erfassten wir die Abläufe schlank und digital: Interviews zu Prozessen, unterstützt durch eine Cloud‑Lösung, mit der Aenne auch im hektischen Praxisbetrieb flexibel mitarbeiten konnte. Aus diesem Material entstanden verständliche Prozessbeschreibungen, handliche Quick‑Guides sowie klare Regeln für Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe.
"Durch die tolle Zusammenarbeit mit Luisa und Stefan wurde mir die Umsetzung sehr leicht gemacht und mein Arbeitsalltag im Endeffekt enorm erleichtert."
(Aenne Loeding, Praxismanagerin)
Darum lohnt sich die VFD auch für Sie
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt wer was wie und womit erledigt, inklusive der Kontrollpunkte, Verantwortlichkeiten und Ablage aller wichtigen Dokumente. Der Fokus liegt dabei stets auf den Bereichen Rechnungswesen und HR-Prozesse.
Sie macht Abläufe nachvollziehbar, schafft Prüfungssicherheit (Stichwort GoBD) und bildet eine verlässliche Grundlage für Vertretung, Onboarding und die Digitalisierung.
Kurz gesagt: Eine gute VFD übersetzt gelebte Praxis in klare, nutzbare Strukturen, damit im Alltag nichts verloren geht, Betriebsprüfungen souverän gemeistert werden können und die Arbeit reibungslos läuft.
Was sich verändert hat: Klarheit, Effizienz und Entlastung
Für Aenne ist der Praxisalltag spürbar leichter geworden: Prozesse sind jetzt schriftlich festgehalten, Zuständigkeiten klar geregelt und Übergaben ruhiger und strukturierter. Papierbelege können nach dem ersetzenden Scannen direkt vernichtet werden, das spart ihr Zeit, Lagerfläche und Suchaufwand.
Auch für das gesamte Praxis-Team bringt die Verfahrensdokumentation spürbare Vorteile: Die Abläufe sind transparent, Vertretungsregeln klar, und die Basis für digitale Lösungen wie die HR‑Lohnvorerfassung ist geschaffen. Wissen ist gebündelt, nachvollziehbar und kann Schritt für Schritt erweitert werden und die Praxis muss nicht mehr jedes Mal bei Null anfangen.
Auch die IT im Fokus
In diesem Projekt haben wir die IT‑Struktur bewusst mitbetrachtet. Dabei zeigten sich Punkte, die sich gemeinsam mit dem IT‑Dienstleister gezielt verbessern lassen, z. B. in den Bereichen Backups, Berechtigungskonzepte und Ticketwege.
Die Verfahrensdokumentation wirkt damit über die Administration hinaus und stärkt die Zusammenarbeit in der Technik.
Unser Rückblick auf Ergebnis & Wirkung
Zusammen mit Aenne und dem Praxisteam haben wir Strukturen geschaffen, die im Alltag wirklich helfen. Entscheidungen für die zügigie Umsetzung konnten zusammen mit Luisa umgehend getroffen werden und die Rückmeldungen flossen direkt ein. Ein tolles Projekt, bei dem alles jointly lief und unkomplizoert im Daily Bisniess der KInderarztpraxis umgesetzt werden konnte! Für das Team bedeutet die VFD mehr Stabilität im Alltag und mehr Zeit für das, worauf es wirklich ankommt: die Versorgung der kleinen Patient*innen.
Die Verfahrensdokumentation ist ein kleiner Schritt mit großem Effekt, der zeigt, wie gemeinsames Vorgehen echte Verbesserungen und Rechtssicherheit bringt. Ein reibungsloser Prozess und eine großartige Zusammenarbeit! Wir freuen uns darauf, mit Aenne und dem Team der Kinderarztpraxis weitere spannende Projekte anzugehen.
Die Einführung einer Verfahrensdokumentation ist der erste Schritt zu klaren Prozessen und nachhaltiger Entlastung. Möchten Sie Ihre internen Abläufe ebenfalls strukturiert und prüfungssicher aufstellen? Wir begleiten Sie gerne auf dem Weg dorthin.
Unsere Gesichter für Verfahrensdokumentation.
Ihre Ansprechpartner*in.
Stefan Nowak
Head of Account & Business
Development
Luisa Kors
Digital Transformation Consultant