"Bei uns weiß doch eigentlich jeder, wie es läuft.“ Diesen Satz hören wir tatsächlich häufig. Und im Arbeitsalltag stimmt das meistens auch, solange die richtigen Personen da sind und die Abläufe funktionieren.

Wenn wir mit unseren Mandant*innen über die Verfahrensdokumentation sprechen, geht es deshalb zunächst oft um GoBD und die nächste Betriebsprüfung. Denn steuerlich relevante Prozesse müssen nachvollziehbar dokumentiert sein. Spätestens wenn eine Betriebsprüfung ansteht, werdet Ihr danach gefragt.

Spannend wird es aus meiner Sicht aber schon viel früher. Während der Erstellung schauen wir gemeinsam, wie Eure Abläufe tatsächlich funktionieren, wo Wissen nur bei einzelnen Personen liegt und wo Prozesse klarer und besser ineinandergreifen können.(opens in new tab) Die Verfahrensdokumentation wird damit gleichzeitig zum Prozess-Check: Wir halten Verantwortlichkeiten und wichtige Arbeitsschritte fest und schauen, wo es Optimierungspotenzial gibt. Das schafft Klarheit im Team, sichert Wissen bei Vertretungen und erleichtert das Onboarding neuer Mitarbeitender.

Auch beim Thema belegersetzendes Scannen zahlt sich eine saubere Verfahrensdokumentation aus. Sind die Abläufe entsprechend dokumentiert und alle Voraussetzungen erfüllt, könnt ihr Papierbelege direkt nach dem Scannen vernichten. Das bedeutet: Kein Papier-Archiv mehr und Belege, die digital schnell zur Hand sind.

Fazit: Mit der Verfahrensdokumentation habt Ihr nicht nur eine klare Dokumentation für die nächste Betriebsprüfung. Ihr schafft effiziente Prozesse, sichert wichtiges Wissen im Unternehmen und macht den richtigen Schritt zur digitalen Finanzbuchhaltung.