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Frau vor Bildschirm mit Text DIGITAL FIRST

Durch die geplante Änderung des Nachweisgesetzes soll die Möglichkeit geschaffen werden, die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses in Textform - z.B. durch eine E-Mail – festzuhalten. Eine schriftliche Dokumentation auf Papier wird damit in vielen Fällen abgelöst. Dann können die Möglichkeiten, die HR-Management-Tools bieten, umfassend genutzt werden.

Aktuell

Schriftformerfordernis zur Dokumentation der wesentlichen Vertragsbedingungen

Nach dem aktuellen § 2 Abs. 1 Nachweisgesetz (NachwG) sind die wesentlichen Vertragsbedingungen in Arbeitsverträgen schriftlich niederzulegen. Die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen. Gleiches gilt grundsätzlich auch für Änderungen der Vertragsbedingungen.

Dadurch besteht bei vielen ArbeitgeberInnen regelmäßig ein Aufwand, der erhebliches Verbesserungspotenzial birgt. So drucken viele ArbeitgeberInnen die Arbeitsverträge (wieder) aus und lassen sie klassisch unterzeichnen, um die Verpflichtungen aus § 2 NachwG zu erfüllen. Wer die Arbeitsverträge elektronisch abschließt, kommt nicht umhin, ein Schreiben mit Hinweisen zu den wesentlichen Arbeitsbedingungen auszustellen, zu unterschreiben und dem/der Arbeitnehmer/in in Papierform zur Verfügung zu stellen. Bei Verstößen droht ein Bußgeld.

Änderungspläne

Ersetzen der Schriftform durch Textform

Das soll sich jetzt nach einer Mitteilung des Bundesjustizministeriums ändern. Der Nachweis über die wesentlichen Arbeitsbedingungen soll zukünftig auch in Textform statt in Schriftform möglich sein. Dies gilt, sofern das Dokument für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis erhält.

Gesetzliche Schriftformerfordernisse sind hiervon nicht betroffen und weiterhin zu beachten, wie z.B. für Befristungen nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz.

Ausnahmen von der Textform

Nur in Wirtschaftsbereichen, die besonders von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung bedroht sind (vergleiche dazu §2a Abs. 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes), bleibt es beim verpflichtenden Nachweis in Papierform.

§ 2a Abs.1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz:
Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren

(1) Bei der Erbringung von Dienst- oder Werkleistungen sind die in folgenden Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen tätigen Personen verpflichtet, ihren Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz mitzuführen und den Behörden der Zollverwaltung auf Verlangen vorzulegen:

  1. im Baugewerbe,
  2. im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
  3. im Personenbeförderungsgewerbe,
  4. im Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe,
  5. im Schaustellergewerbe,
  6. bei Unternehmen der Forstwirtschaft,
  7. im Gebäudereinigungsgewerbe,
  8. bei Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
  9. in der Fleischwirtschaft,
  10. im Prostitutionsgewerbe,
  11. im Wach- und Sicherheitsgewerbe.

Bürokratieabbau und damit Entlastung der Arbeitgeber*innen als Ziel

Wenn die angekündigte Änderung so umgesetzt wird, ist der Weg für viele Arbeitgeber*innen frei, Arbeitsverträge (wieder) digital zu schließen und den Verwaltungsaufwand deutlich zu verringern. Das kann dann zum Beispiel durch HR-Management-Tools – wie Personio – gewinnbringend umgesetzt werden. Damit können Arbeitsverträge weitestgehend automatisiert erstellt, digital signiert und sodann – ebenfalls automatisiert – per E-Mail an neue Mitarbeitende versandt werden. Die können sie dann ebenfalls digital signieren oder einfach nur per E-Mail zustimmen.

Die Änderungen des Nachweisgesetzes werden derzeit im Deutschen Bundestag beraten. Mit Umsetzung der Änderungspläne ist der Weg frei, den Grad der Digitalisierung in der Personalverwaltung zu erhöhen und Aufwand abzubauen. Daher werden wir Sie umgehend informieren, wenn die Gesetzesänderung in Kraft tritt.

Sie haben Fragen zum Nachweisgesetz und den HR-Management-Tools oder wünschen sich Support bei der Gestaltung Ihrer Arbeitsverträge? Gern helfen wir Ihnen weiter und unterstützen Sie bei der Umsetzung.

Unsere Gesichter für Arbeitsrecht und Transformation.

Ihre Ansprechpartnerinnen.

Ann-Kathrin
Meyer-Harting

Rechtsanwältin

Annika Klatt

Head of Transformation