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Das Ende der old school-Gehaltsabrechnung!?
Nach einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) ist der Weg frei für die elektronische Gehaltsabrechnung. Denn die Bundesrichter entschieden, dass eine Gehaltsabrechnung nicht zwingend per Post an die Arbeitnehmenden verschickt werden muss. Dies ist ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung und weg von der alteingesessenen Gehaltsabrechnung in Papierform.
Hintergrund zur elektronischen Gehaltsabrechnung
Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer gemäß § 108 Abs. 1 Satz 1 der Gewerbeordnung (GewO) bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. In der fernliegenden Vergangenheit erfüllten viele Arbeitgebende diese Verpflichtung durch die Übersendung der Gehaltsabrechnung per Post. Mittlerweile haben viele Arbeitgebende diesen Prozess umgestellt und stellen sie den Arbeitnehmenden als elektronisches Dokument zur Verfügung.
Entscheidend für den aktuellen Fall einer Arbeitnehmerin im Einzelhandel war die grundsätzliche Frage, ob Personaldokumente, wie Gehaltsabrechnungen, ausschließlich elektronisch in einem passwortgeschützten Mitarbeiterportal zur Verfügung gestellt werden dürfen.
Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts
Diese Frage bejahten die Bundesrichter in ihrer Entscheidung vom 28. Januar 2025 (Az.: 9 AZR 48/24). Arbeitgebende können die Verpflichtung zur Erteilung einer Gehaltsabrechnung grundsätzlich auch dadurch erfüllen, dass sie die Abrechnung als elektronisches Dokument zum Abruf in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellt.
Voraussetzung ist jedoch, dass sichergestellt ist, dass der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin darauf zugreifen kann. Im Einzelfall kann das heißen, dass die Arbeitgeberin ihm/ihr den Zugang zu den Daten und das Ausdrucken der Abrechnungen im Betrieb ermöglichen muss, um die Abrufmöglichkeit zu gewährleisten.
Unser Fazit:
Der Bereitstellung der Gehaltsabrechnungen im Rahmen einer digitalen Lösung steht also nichts mehr im Wege, solange die oben beschriebenen Bedingungen eingehalten werden. Das spart dem Arbeitgebenden Zeit und Geld. Bei der Umsetzung dieser Möglichkeit helfen HR-Programme diverser Anbieter, die Sie bei der Umstellung von Papierkrieg auf Digitalisierung unterstützen können. Wir nutzen z.B. Personio und zeigen Ihnen gerne die Vorteile einer solchen Software auf.
Die Fragestellungen rund um das Thema Personaldokumente und Dokumentenmanagement sind vielfältig und nicht immer leicht zu lösen. Sie haben Fragen zu diesem Thema oder wünschen sich Support bei den neuen digitalen Möglichkeiten? Gern helfen wir Ihnen weiter und unterstützen Sie bei der Umsetzung.
Unsere Gesichter für Arbeitsrecht.
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Dr. Bernhard Höpfner
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