Ordnungsgemäße Ladung nicht erschienener Gesellschafter

Hand hält weißes Blatt Papier. Darauf steht in braun Einladung.

Die ordnungsgemäße Ladung aller Gesellschafter ist eine essenzielle Voraussetzung für die Wirksamkeit von Gesellschafterbeschlüssen im Rahmen von § 39 Abs. 2 GmbHG. Dies gilt insbesondere dann, wenn nicht alle Gesellschafter auch tatsächlich an der Versammlung teilnehmen. Das Kammergericht Berlin hat in seiner Entscheidung vom 20. Februar 2025 (Az. 22 W 4/25) die Anforderungen an den Nachweis der ordnungsgemäßen Ladung präzisiert.

Worum ging es im konkreten Fall?
Das Gericht hatte sich mit der Frage zu befassen, welche Anforderungen an den Nachweis der Ladung zu stellen sind, wenn ein Gesellschafter an der Versammlung nicht teilnimmt und die auf dieser Grundlage gefassten Beschlüsse zur Eintragung im Handelsregister angemeldet werden sollen.

1. Die Pflicht zur Vorlage eines urkundlichen Nachweises

Nach der aktuellen Rechtsprechung reicht es nicht aus, dass in der Niederschrift der Gesellschafterversammlung festgehalten wird, die Ladung sei form- und fristgerecht erfolgt. Vielmehr ist der Anmeldung einer Geschäftsführerbestellung ein urkundlicher Nachweis erforderlich, um dem Registergericht die Ordnungsgemäßheit der Ladung glaubhaft zu machen.
Dieser Nachweis kann beispielsweise durch eine Kopie des Einladungsschreibens erfolgen. Fehlt ein solcher Nachweis, kann das Registergericht die Eintragung der auf der Gesellschafterversammlung gefassten Beschlüsse verweigern.

2. Bedeutung für das Registerverfahren

Das Registergericht ist im Rahmen der Prüfung einer Anmeldung, insbesondere eines Geschäftsführerwechsels, verpflichtet, die Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Gesellschafterbeschlüsse zu überprüfen. Liegt kein ordnungsgemäßer Ladungsnachweis vor, kann der Beschluss nach § 241 Nr. 1 AktG, der entsprechend auf die GmbH anwendbar ist, nichtig sein. Eine bloße Behauptung der ordnungsgemäßen Ladung genügt nicht.

3. Praktische Konsequenzen

Gesellschafter und Geschäftsführende sollten sicherstellen, dass sie Ladungen zu Gesellschafterversammlungen nachvollziehbar dokumentieren. Empfehlenswert sind:

• Versand per Einschreiben mit Einwurf
• Protokollierung der Ladung im Rahmen der Versammlung
• Archivierung von Versandnachweisen

Fazit und Praxistipp:

Um Verzögerungen bei Registeranmeldungen zu vermeiden, sollte bereits bei der Vorbereitung einer Gesellschafterversammlung durch den Geschäftsführenden darauf geachtet werden, dass geeignete Nachweise zur Ladung erstellt und gesichert werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn mit Abwesenheiten von Gesellschaftern zu rechnen ist.

Unsere Empfehlung: Entwickeln Sie eine standardisierte Vorgehensweise für Ladungen und deren Dokumentation – das schafft Rechtssicherheit und beschleunigt die Eintragung von Gesellschafterbeschlüssen im Handelsregister.

Die Fragestellungen rund um das Thema Gesellschafterversammlungen sind komplex und nicht immer leicht zu lösen. Sie haben Fragen zu diesem Thema oder wünschen sich Support? Gern helfen wir Ihnen weiter und unterstützen Sie bei der Umsetzung.