Wie soll Ihr nächstes Level aussehen?
Wir wissen, welche Schritte gegangen werden müssen. Und stehen Ihnen bei jedem einzelnen zur Seite.
So einfach geht digitales Auslagenmanagement
Die Anforderungen an die Buchhaltung verändern sich rasant, nicht nur durch gesetzliche Vorgaben wie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (kurz: GoBD) oder die Einführung der E-Rechnungspflicht, sondern auch durch steigende Erwartungen an Effizienz, Transparenz und Flexibilität. Die digitale Buchhaltung ist dabei längst kein Zukunftsthema mehr, sondern Standard in modernen Unternehmen.
Digitale Prozesse sparen nicht nur Zeit und Kosten, sie minimieren auch Fehlerquellen und schaffen eine solide Grundlage für strategische Entscheidungen. In unserer Beratungspraxis sehen wir täglich, wie Unternehmen von klar strukturierten Finanzprozessen profitieren. Das digitale Auslagenmanagement nimmt hier eine zentrale Rolle ein.
Digitales Auslagenmanagement – einfach, schnell, rechtskonform
Ein zentrales Element digitaler Buchhaltung ist das Auslagenmanagement. Gemeint ist damit die strukturierte Erfassung, Prüfung und Verbuchung von Ausgaben, die Mitarbeitende im Arbeitsalltag tätigen, von der Hotelübernachtung bis zur Taxifahrt oder dem Teamlunch.
Was früher mit Zettelwirtschaft, Excel-Listen und Sammelbelegen organisiert wurde, läuft heute digital, mobil und deutlich effizienter ab. Tools wie Pleo, Candis oder Circula ermöglichen die Belegerfassung direkt nach dem Kauf, die Freigabe durch Vorgesetzte und die automatische Übergabe an die Buchhaltung, inklusive Vorkontierung.
Typische Anwendungsfälle im Daily Business:
Ein/e Mitarbeiter*in kauft online ein Bahnticket mit der Firmenkarte und lädt den Beleg direkt via App hoch. Die Ausgabe ist direkt mit dem Beleg verknüpft.
Ein/e Kolleg*in begleicht eine Restaurantrechnung mit Firmenkarte, die Buchung wird automatisch ins System gespielt.
Ein/e Teamleiter*in gibt in der App mehrere Ausgaben frei, ohne Medienbruch oder Papierablage.
Ein echter Vorteil in der Praxis
Mitarbeitende müssen nicht mehr in Vorkasse gehen. Besonders bei längeren Dienstreisen konnte das bislang zu hohen privaten Vorleistungen führen. Dazu kamen Belegsammlungen und analoge Abrechnungen, die zeitaufwendig waren und häufig Rückfragen auslösten.
Im Vergleich zu klassischen Firmenkreditkarten setzen moderne Auslagenmanagement-Systeme auf ein Aufladekonzept: Budgets lassen sich individuell auf Mitarbeitende oder Abteilungen verteilen und die Karten dementsprechend aufladen. Die Abrechnung der Ausgaben erfolgt laufend, gleichzeitig werden die zugehörigen Belege automatisch durch das Hochladen der Mitarbeitenden verknüpft. Die manuelle Nachbereitung von Kreditkartenabrechnungen am Monatsende entfällt vollständig.
Die passende Lösung beginnt bei uns mit einer individuellen Beratung. Gemeinsam schauen wir auf Ihre Anforderungen und prüfen, welche Tools, Prozesse und Workflows am besten zu Ihrem Unternehmen passen. So stellen wir sicher, dass Ausgaben einfach erfasst, geprüft und verbucht werden können. Unser Ziel: digitale Lösungen, die Ihren Alltag erleichtern, statt ihn komplizierter zu machen.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
Wichtig: Mit einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation (VFD), die bei der Einhaltung der GoBD unterstützt, können Originalbelege nach digitaler Erfassung vernichtet werden. Das spart Lagerkosten für die Aufbewahrung der Papierbelege und reduziert den Verwaltungsaufwand.
Unsere Empfehlung
Bei LPJ setzen wir selbst auf digitale Lösungen, die sich reibungslos in bestehende Systeme integrieren, sowohl bei uns als auch bei unseren Mandanten. Aktuell nutzen wir Pleo für das Auslagenmanagement und haben damit sehr gute Erfahrungen gemacht. Auch Circula ist eine bewährte Alternative, insbesondere mit Blick auf die Integration in DATEV-Umgebungen.
Unser Take-away für Sie: Wer jetzt auf digitales Auslagenmanagement umstellt, spart ab dem ersten Tag Zeit, Nerven und Ressourcen. Denn, es handelt sich nicht um eine Insellösung, sondern um einen zentralen Baustein moderner Finanzprozesse.
Sie möchten mehr zum Auslagenmanagement erfahren oder wünschen sich Support bei der Umstellung? Sprechen Sie uns gerne an, wir beraten Sie individuell und praxisnah.
Unsere Gesichter für digitales Rechnungswesen.
Ihre Ansprechpartner*in.
Stefan Nowak
Head of Account & Business Development
Luisa Kors
Digital Transformation Consultant