Wie soll Ihr nächstes Level aussehen?
Wir wissen, welche Schritte gegangen werden müssen. Und stehen Ihnen bei jedem einzelnen zur Seite.
Digitales Rechnungswesen – Ihre Lösungswelt für effiziente Prozesse und Wachstum
Das Rechnungswesen ist das Rückgrat jedes Unternehmens – es sorgt für einen klaren Überblick über Finanzen, ermöglicht fundierte Entscheidungen und sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Doch traditionelle Prozesse sind oft zeitaufwendig, fehleranfällig und mit hohem Verwaltungsaufwand verbunden.
Die gute Nachricht: Mit der Digitalisierung lassen sich viele dieser Herausforderungen meistern. Moderne Technologien automatisieren Abläufe, reduzieren Kosten und verbessern die Zusammenarbeit mit Steuerberatern. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche Vorteile das digitale Rechnungswesen bietet und wie Sie den Wechsel reibungslos gestalten können.
Die Umstellung auf digitale Prozesse
Die Einführung eines digitalen Rechnungswesens verändert eine Vielzahl von Prozessen in einem Unternehmen. Teilweise haben die Veränderungen einen erheblichen Einfluss auf die Arbeitsweisen und Zuständigkeiten, führen aber zu einem angenehmeren Arbeitsumfeld und schlankeren Prozessen. Hier sind die wichtigsten Anpassungen:
Belegmanagement & Archivierung
Vorher:
- Physische Belege sammeln, sortieren und abheften
Nachher:
- Belege digital erfassen, automatisch auslesen und revisionssicher archivieren
Datensicherheit & Compliance
Vorher:
- Papierdokumente können verloren gehen oder beschädigt werden
- Archivierung unsicher
Nachher:
- Revisionssichere Cloud-Speicherung mit automatischen Back-ups
Optimierte Rechnungsstellung & Zahlungsabwicklung
Vorher:
- Rechnungen manuell erstellt, ausgedruckt und per Post versendet
- Zahlungen und Freigaben erfolgten per Hand mit langen Abstimmungsprozessen
Nachher:
- Digitale Rechnungen automatisiert erstellt und versendet
- Online-Banking und digitale Workflows für effiziente Zahlungen und transparente Freigaben
Effizientere Buchhaltung & Zusammenarbeit
Vorher:
- Geschäftsvorfälle manuell erfasst, fehleranfällig und zeitaufwendig
- Abstimmung mit Steuerberater erst am Monatsende
Nachher:
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen automatisiert verbucht, OCR erkennt Belege, Echtzeit-Überblick
- Sofortigen Zugriff für Steuerberater beschleunigt Abstimmungen
Unser Fazit für Sie: Die Einführung eines digitalen Rechnungswesens verbessert nicht nur Effizienz und Transparenz, sondern spart auch Kosten und reduziert manuelle Fehler. Unternehmen werden agiler und profitieren von einer einfacheren Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Banken.
Effizienz auf ein neues Level heben
Mit dem digitalen Rechnungswesen wird Ihr Arbeitsalltag nicht nur einfacher, sondern auch entspannter. Automatisierte Prozesse übernehmen zeitaufwendige Routinen, smarte Schnittstellen sorgen für einen reibungslosen Ablauf, und moderne Technologien wie KI und OCR helfen, Fehler zu vermeiden. Außerdem behalten Sie jederzeit den Überblick und arbeiten flexibel mit Ihrem Team oder Steuerberater zusammen. Kurz gesagt: weniger Stress, mehr Effizienz!
Hier finden Sie alle Vorteile auf einen Blick:
Unsere Lösung für Ihr Unternehmen:
DATEV Unternehmen online
Wir empfehlen Ihnen die Lösungswelt von DATEV Unternehmen online. Die Anwendung ist intuitiv, flexibel erweiterbar und ermöglicht einen einfachen Beleg-Upload – sogar per App von unterwegs.
Ihre individuelle Lösung können wir für Sie entsprechend Ihrer Anforderungen und Bedürfnisse flexibel aufbauen:
✔ Belegupload von überall – per Handy-App oder über den Browser auf dem Laptop
✔ Archivierung – nachvollziehbare Ablagestrukturen mit Wahrung der Aufbewahrungsfristen
✔ Integriertes Online-Banking – Rechnungen direkt aus dem System bezahlen
✔ Digitales Kassenbuch – effiziente Verwaltung von Bargeschäften
✔ Rechnungserstellung mit Auftragswesen Next – perfekt für Unternehmen ohne eigene GoBD-konforme Lösung
Für größere Unternehmen bieten wir individuelle Schnittstellenlösungen, um Daten nahtlos aus bestehenden ERP-Systemen in DATEV zu übertragen. Der analoge Belegaustausch gehört damit der Vergangenheit an!
Die Verfahrensdokumentation ergänzt das digitale Rechnungswesen als wesentlicher Bestandteil, da sie alle Prozesse strukturiert beschreibt und ihre Einhaltung sichert. Sie legt fest, wie Belege digital erfasst, verarbeitet und archiviert werden, sodass jederzeit eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist. Damit sorgt sie nicht nur für Rechtssicherheit, sondern schafft auch klare Richtlinien für Mitarbeitende und erleichtert Betriebsprüfungen erheblich.
Die Verfahrensdokumentation für papierlose Prozesse
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Originaldokumente bleibt auch bei der Digitalisierung des Rechnungswesens zunächst bestehen. Eine Vernichtung ist erst zulässig, wenn eine Verfahrensdokumentation vorliegt, die die digitalen Arbeitsprozesse detailliert beschreibt und ihre Nachvollziehbarkeit sicherstellt.
Diese Dokumentation ist besonders relevant für Betriebsprüfungen, da sie Prüfenden einen schnellen und transparenten Einblick in die digitalisierten Abläufe ermöglicht und von diesen in den meisten Fällen zu Prüfungsbeginn eingefordert wird! Gleichzeitig dient sie den Mitarbeitenden als praxisnahes Handbuch, das alle relevanten Prozesse im Rechnungswesen verständlich darlegt und bei Fragen oder Unsicherheiten als Orientierungshilfe genutzt werden kann.
Die Digitalisierung des Rechnungswesens spart Zeit, reduziert Kosten und schafft mehr Transparenz in Ihren Finanzprozessen. Mit den richtigen Tools und einer strukturierten Umstellung gelingt der Wechsel mühelos. Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Buchhaltung für sich und machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft!
Sind Sie bereit für die digitale Zukunft die Buchhaltung? Gerne beraten wir Sie zu den besten digitalen Lösungen für Ihr Unternehmen und optimieren gemeinsam mit Ihnen Ihre Buchhaltungsprozesse.
Unsere Gesichter für digitales Rechnungswesen.
Ihre Ansprechpartner*in.
Stefan Nowak
Head of Account & Business Development
Luisa Kors
Digital Transformation Consultant