Wie soll Ihr nächstes Level aussehen?
Wir wissen, welche Schritte gegangen werden müssen. Und stehen Ihnen bei jedem einzelnen zur Seite.
E-Rechnung und Verfahrensdokumentation: Aus der Kür wird gemeinsame Pflicht!
"Können Sie bereits E-Rechnungen empfangen?" Eine Frage, die Ihnen seit dem Jahreswechsel sicherlich schon gestellt wurde. Denn spätestens seit dem 01.01.2025 ist der Empfang von E-Rechnungen im B2B-Kontext zur Pflicht geworden.
Ein klarer Schritt in Richtung Digitalisierung. In unserem Mandantenumfeld erleben wir jedoch auch, dass das Thema E-Rechnung weiterhin mit Unsicherheiten behaftet sein kann. Gerne unterstützen wir Sie bei der Umsetzung der E-Rechnung innerhalb Ihres Unternehmens und schulen Sie und Ihr Team – bis alles sitzt!
E-Rechnung und Verfahrensdokumentation
Warum jetzt der beste Zeitpunkt ist
Die Kombination beider Lösungen bietet einen entscheidenden Vorteil: Sie sorgt nicht nur für rechtliche Sicherheit im Falle einer Betriebsprüfung, sondern optimiert Ihre Prozesse und schützt vor möglichen Risiken wie beispielsweise Nachzahlungen. Gemeinsam bilden die E-Rechnung und Verfahrensdokumentation das Fundament für eine zukunftssichere und gesetzeskonforme Unternehmensführung.
Der Empfang von E-Rechnungen
Welche Veränderungen bringt die Umstellung?
Wie der Name schon vermuten lässt, können E-Rechnungen nur über den digitalen Weg empfangen werden. Doch allein das genügt noch nicht für eine zukunftsfähige Rechnungsverarbeitung.
Folgende Punkte sollte ein digitaler Rechnungseingangsprozess berücksichtigen:
- Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen
Digital über ein E-Rechnungspostfach und einem entsprechenden Tool, das die Daten der E-Rechnung verarbeiten kann.
- Archivierung
Das Postfach für den Rechnungseingang muss archiviert werden, sodass die Originaldateien immer abrufbar sind und Zeitpunkt des Rechnungseingangs nachvollziehbar ist.
- Freigabe
Rechnungsfreigabeprozesse erfolgen ausschließlich digital. Hierfür werden gegebenenfalls neue Tools oder eine Erweiterung der bisherigen Software benötigt.
- Zahlungswesen
Die E-Rechnungsdaten werden nach Freigabe digital an den Zahlungsverkehr weitergegeben, falls eine Verknüpfung in den Systemen besteht. Es müssen nicht mehr händisch die Zahlungsinformationen eingetragen werden. Zahlungsziele und -fristen werden aus dem E-Rechnungsdatensatz übernommen.
Die Notwendigkeit der Verfahrensdokumentation
Was hat der digitale Rechnungsprozess damit zu tun?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Sie Ihre steuerlich relevanten Prozesse – wie die Erstellung, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen – organisieren. Sie erfüllt nicht nur die formalen Anforderungen, sondern gibt Ihnen auch Rechtssicherheit bei Prüfungen durch die Finanzbehörden. Außerdem kann durch gut definierte Workflows eine Effizienzsteigerung im Unternehmen erzielt werden. Sollte die Verfahrensdokumentation fehlen und während einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung nicht vorgelegt werden können, liegt ein formaler Mangel vor. Somit können Sicherheitszuschläge und Nachzahlungen erfolgen.
Eine klare und vollständige Verfahrensdokumentation unterstützt dabei folgende Grundsätze der GoBD zu erfüllen:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
- Vollständigkeit
- zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
- Ordnung und Unveränderbarkeit
Die Einführung der E-Rechnung ist eine ideale Gelegenheit, Ihre Verfahrensdokumentation auf den neuesten Stand zu bringen oder erstmals zu erstellen. Gemeinsam schaffen diese beiden Elemente eine solide Grundlage für effiziente, digitale und rechtssichere Geschäftsprozesse.
Als Ihr Partner mit digitalem Fokus unterstützen wir Sie gerne bei der Implementierung der E-Rechnung und der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation. Sprechen Sie uns an! Gemeinsam machen wir Ihre Prozesse fit für die Zukunft!
Unsere Gesichter für E-Rechnungen.
Ihre Ansprechpartner*in.
Stefan Nowak
Head of Account & Business Development
Luisa Kors
Digital Transformation Consultant
Kilian Muth
Digital Transformation Consultant