Die ordnungsgemäße Schlussrechnung

Auf der Straße ist eine Zielgerade mit FINISH aufgemalt. Eine Person mit weißen Sneakern überquert die Ziellinie.

Die Schlussrechnung ist mehr als nur die letzte Abrechnung eines Projekts und Fehler bei ihrer Erstellung können gravierende Folgen haben. Dennoch begegnen uns im Daily Business immer wieder formale Mängel, die zu finanziellen Nachteilen wie eine doppelte Steuerlast oder den Verlust des Vorsteuerabzugs führen.

Das muss aber nicht sein. In unserem Beitrag zeigen wir Ihnen, auf welche Besonderheiten Sie achten müssen, um Ihre Schlussrechnung ordnungsgemäß und rechtssicher zu gestalten.

Was macht eine ordnungsgemäße Schlussrechnung aus?

Die Schlussrechnung meint die Endabrechnung zu der erstellten Lieferung oder Leistung, die zuvor in Teilen bereits bezahlt oder ausgeführt worden ist. Dabei ist streng zu betrachten, ob eine für sich genommene Teilleistung vorliegt oder ein Werk als Ganzes geschuldet und erst mit der Schlussrechnung erstellt bzw. erbracht ist.

Die gesetzlichen Anforderungen an eine Schlussrechnung sind in § 14 Abs. 4 UStG genau definiert. Zu den Pflichtangaben gehören unter anderem Name und Anschrift beider Parteien, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum sowie der ausgewiesene Steuerbetrag. Zusätzlich regelt § 14 Abs. 5 UStG, wie bereits erhaltene Abschlagszahlungen in der Schlussrechnung korrekt abzuziehen sind.

In den untenstehenden Punkten haben wir für Sie aufgeschlüsselt, welche Angaben enthalten sein müssen:

Abbildung zeigt die ein Muster einer korrekten Schlussrechnung. Die einzelnen Anforderungspunkte sind markiert und erklärt.

So gilt sinngemäß:
Wird eine Endrechnung erteilt, sind in ihr die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Teilentgelte Rechnungen ausgestellt worden sind.

Das bedeutet, dass die einzelnen Beträge jeder Abschlagsrechnung mit ihrem Nettoentgelt und Steuerbetrag auf der Schlussrechnung aufgeführt und abgezogen werden müssen.

Häufige Fehler und ihre Folgen

In unserem Daily Business sowie in der Zusammenarbeit mit unseren Mandant*innen sehen wir oft wiederkehrende Fehler, die finanzielle Risiken bergen. Es ist wichtig, zu wissen, dass eine fehlerhafte Schlussrechnung nicht nur zu steuerlichen Nachforderungen führen, sondern auch den Vorsteuerabzug der Kund*innen gefährden kann. Besonders bei Betriebsprüfungen fallen formale Mängel unangenehm auf und können zu unerwarteten Kosten führen. Dazu gehören:

Schlussrechnungen, die nur den offenen Restbetrag ausweisen, ohne die Gesamtsumme darzustellen.

Fehlender oder falscher Abzug von bereits gestellten Abschlagsrechnungen, wodurch die Umsatzsteuer doppelt ausgewiesen wird.

Der Abzug der Abschläge erfolgt nur brutto, ohne Netto- und Steueraufteilung.

Solche Fehler können dazu führen, dass das Finanzamt die doppelt ausgewiesene Steuer einfordert (§ 14c UStG) oder der Vorsteuerabzug für den Empfänger verweigert wird. Gerade bei größeren Projekten mit mehreren Abschlagszahlungen können sich diese Unstimmigkeiten schnell summieren und erhebliche finanzielle Auswirkungen haben. Um das zu vermeiden, empfehlen wir, Schlussrechnungen sorgfältig zu prüfen und digitale Rechnungsprogramme zu nutzen, die die korrekte Darstellung automatisch gewährleisten.

Unser Fazit zur ordnungsgemäßen Schlussrechnung

Die Schlussrechnung ist ein wichtiger Aspekt der Rechnungsstellung, der in der Praxis oft übersehen wird – im Alltag und auch bei der Prüfung durch das Finanzamt. Ein formaler Fehler kann vor allem den Vorsteuerabzug gefährden und ein hohes Risiko für Nachzahlungen mit sich bringen. Daher empfehlen wir Ihnen, Schlussrechnungen regelmäßig auf ihre formale Richtigkeit zu prüfen und auf GoBD-konforme Rechnungsprogramme zu verwenden, die eine fehlerfreie Erstellung garantieren.

Erfüllen Ihre Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen? Wir kennen die Feinheiten der Schlussrechnung und unterstützen Sie gern in der professionellen Umsetzung – denn eine korrekte Schlussrechnung spart Zeit, Nerven und Geld. Lassen Sie uns sprechen!