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all about VERFAHRENSDOKUMENTATION
Bei der Umsetzung der Verfahrensdokumentation mit unseren Mandant*innen begegnen uns oft ähnliche Fragen und Einwände. Um Ihnen vorab einen Einblick in das Thema zu geben, haben wir dieses als FAQs für Sie zusammengefasst.
Brauche ich wirklich eine Verfahrensdokumentation?
Ja, die Vorlage einer Verfahrensdokumentation (VFD) ist vorgeschrieben und verpflichtend. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) legt fest, dass Buchungen und Aufzeichnungen nachvollziehbar und nachprüfbar (§ 238 Abs. 1 HGB, § 145 Abs. 1 AO) sowie vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet (§ 239 Abs. 2 HGB, § 146 Abs. 1 AO) sein müssen.
Die VFD dokumentiert den gesamten Lebenszyklus eines Geschäftsvorfalls, von der Entstehung bis zur Aufbewahrung, unter Berücksichtigung der Anforderungen an Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit.
Ich dokumentiere unsere Prozesse selbst - brauche ich dann eine Verfahrensdokumentation?
Ja. Auch wenn Unternehmen ihre Prozesse individuell dokumentieren, bleibt eine Verfahrensdokumentation gemäß den GoBD erforderlich. Die VFD konzentriert sich insbesondere auf Datenverarbeitungssysteme (IT-Systeme) im Bereich der Buchhaltung und ist nicht nur eine einfache Prozessbeschreibung. Sie erfordert eine individuelle Konkretisierung und umfasst alle wesentlichen Prozesse, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Eine klare Struktur und Ordnung sind notwendig. Es besteht jedoch keine Verpflichtung, jeden einzelnen Prozess detailliert zu dokumentieren.
Die GoBD fordert, dass die Verfahrensdokumentation den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Die Unternehmen sind dafür verantwortlich, dass ihre Dokumentation ordnungsgemäß und vollständig ist. Eine spezifische Form oder eine behördliche Freigabe ist nicht vorgeschrieben, daher sollten Unternehmen sich an den allgemeinen Rahmenbedingungen orientieren und diese individuell umsetzen.
Ich bin ISO-zertifiziert - das reicht doch als Dokumentation, oder?
Nein. Eine ISO-Zertifizierung ist eine wichtige Qualitätsauszeichnung, jedoch ersetzt sie nicht die Verfahrensdokumentation nach den GoBD. Zertifikate belegen, dass ein Unternehmen bestimmte Standards erfüllt, geben aber keinen Einblick in die spezifischen Prozesse und Datenverarbeitungssysteme.
Die VFD muss individuell auf die Datenverarbeitung und die spezifischen Anforderungen des Unternehmens eingehen.
Wie und wann bekomme ich die Förderungen?
Die Förderung zur Erstellung der Verfahrensdokumentation wird durch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle bereitgestellt und richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen.
Die Förderung beantragen wir über unser Tool, das wir zur Erstellung der VFD nutzen.
Die Förderung erfolgt nach der Leistungserbringung und Zahlung der Beratungsdienstleistung. Unternehmen müssen zunächst in Vorleistung gehen und die Beratungsleistung in Anspruch zu nehmen, bevor die Förderung ausgezahlt wird.
Wie lange dauert eine Verfahrensdokumentation im Schnitt?
Die Dauer der Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören die Größe des Unternehmens, der Umfang der zu dokumentierenden Prozesse und die bereits vorhandene Dokumentation.
Um Ihrem Daily Business weiterhin ausreichend Zeit und Raum zu geben, planen wir für die Erstellung einer VFD etwa zwei Monate ein. In Fällen, in denen bereits umfassende Prozessdokumentationen existieren, kann die Zeit verkürzt werden, während umfangreiche Vorarbeiten die Dauer verlängern.
Sie haben weitere Fragen zur Verfahrensdokumentation oder wünschen sich Support? Gern helfen wir Ihnen weiter und unterstützen Sie bei der Umsetzung.
Unsere Gesichter für Verfahrensdokumentation.
Ihre Ansprechpartner*in.
Stefan Nowak
Head of Account & Business Development
Luisa Kors
Digital Transformation Consultant
Kilian Muth
Digital Transformation Consultant