Wie soll Ihr nächstes Level aussehen?
Wir wissen, welche Schritte gegangen werden müssen. Und stehen Ihnen bei jedem einzelnen zur Seite.
LPJ-Verfahrensdokumentation
– Der Erfolgsfaktor für Ihre Betriebsprüfung!
Wenn sich die Betriebsprüfung ankündigt, können Unsicherheiten oder sogar schlaflose Nächte bevorstehen. Mithilfe der Verfahrensdokumentation legen Sie die optimale Basis für Transparenz und gute Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerprüfer - denn der muss Ihre digitalen Prozesse verstehen können. Sie gibt einen Überblick der digitalen steuerrelevanten Geschäftsprozesse, Daten und Ablagesysteme in Ihrem Unternehmen.
Durch den Einsatz der Verfahrensdokumentation wird für Außenstehende sowie für Ihr Team nachvollziehbar, wie Belege und weitere Unterlagen erfasst und diese anschließend weiterverarbeitet beziehungsweise archiviert werden.
Die Notwendigkeit der Verfahrensdokumentation
Laut GoBD ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation für buchführende Unternehmen seit 2015 verpflichtend. Zudem stellt sie die beste Vorbereitung auf die nächste Betriebsprüfung dar, die jederzeit unangekündigt innerhalb der Geschäftszeiten erfolgen kann.
Vor der Betriebsprüfung wird die Verahrensdokumentation bereits durch die Finanzverwaltung eingefordert. Dem Prüfer dient diese als Basis:
- zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Verarbeitung steuerlich relevanter Dokumente in einem Unternehmen.
- als Nachweis, dass Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der GoBD erfüllt werden.
Eine fehlende Verfahrensdokumentation bedeutet für Sie:
- Es können empfindliche Nachzahlungen drohen, da Ihre Buchführung durch den Prüfer angezweifelt, verworfen und dann hinzugeschätzt wird.
- Es fehlt eine transparente Prozessdokumentation für die Belegverarbeitung im Unternehmen. Jegliche Papierbelege müssen im Rahmen der Aufbewahrungsfrist archiviert werden. Der finale Schritt zum papierlosen Büro kann somit nicht erfolgen.
- Darüber hinaus kann eine fehlende Verfahrensdokumentation in Bezug auf Selbstanzeigen und Tax Compliance auch strafrechtliche Bedeutung haben.
Die Vorteile der Verfahrensdokumentation
Digitalisierung von Belegen
Der erste und wichtigste Aspekt unserer Zusammenarbeit bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist die digitale Buchhaltung. Insbesondere die Überführung aller Belege in eine elektronische Version. Die Digitalisierung und anschließende Archivierung von Belegen, inklusive der Vernichtung der Originalbelege, wird als ersetzendes Scannen bezeichnet.
Transparenz Ihrer Prozesse
Ein weiterer Vorteil liegt in der ausführlichen Dokumentation der Prozesse und Abläufe innerhalb Ihres Unternehmens. Weiterhin werden sowohl Zuständigkeiten als auch Verantwortlichkeiten transparent dargestellt. Ein idealer Hebel, um Effizienz und Effektivität auf ein neues Level zu heben.
Prüfung und Optimierung interner Prozesse
Im Rahmen der Verfahrensdokumentation beschäftigen wir uns ausführlich mit den IST-Prozessen im Unternehmen und halten diese fest. Hierbei werden inneffiziente Abläufe und fehleranfällige Arbeitsschritte identifiziert und anschließend durch optimierte Prozesse ersetzt.
Die internen Abläufe werden somit einer Risikoanalyse durchzogen werden, da sie im Rahmen der Verfahrensdokumentation besprochen, festgehalten und gegebenenfalls hinterfragt werden.
Vorbereitung auf die E-Rechnung
Ab 01.01.2025 werden für alle B2B-Unternehmen der Einsatz von E-Rechnungen verpflichtend und somit das Format der Zukunft. Da mit der E-Rechnung erforderliche Softwareveränderungen einhergehen, empfiehlt es sich frühzeitig, die geänderten Rechnungsprozesse zu dokumentieren und festzuhalten.
In 4 Schritten jointly zum Erfolg
Die Erstellung der Verfahrensdokumentation erarbeiten wir gemeinsam mit unseren Mandant*innen in vier verständlichen Schritten. Damit sind Sie optimal für die künftigen Betriebsprüfungen aufgestellt.
Die Verfahrensdokumentation stellt dabei immer den IST-Zustand in Ihrem Unternehmen dar und muss kontinuierlich angepasst bzw. aktualisiert werden.
Unser Erfolgsbündel für Ihre Herausforderungen
Verfahrensdokumentation x DUO
Sie nutzen bereits DATEV Unternehmen Online für Ihre Belegverarbeitung und vorbereitende Buchhaltung?
Umso besser! DATEV Unternehmen Online (DUO) erfüllt alle Voraussetzungen einer GoBD-konformen Dokumentenaufbewahrung für das belegersetzende Scannen und erleichtert die Prozessaufnahme in der Verfahrensdokumentation.
Sie haben noch kein DATEV Unternehmen Online und haben Interesse, den Schritt zur digitalen Buchhaltung zu gehen?
Gerne sprechen wir mit Ihnen über die Einführung von DUO in Ihrem Unternehmen. Von der einfachen Belegverarbeitung zum direkten Austausch mit dem Steuerberater und den vorbereitenden Tätigkeiten der Buchhaltung bietet DATEV Unternehmen Online zahlreiche Vorteile, von denen Sie in Ihrer eigenen Buchhaltung und mit uns in der Zusammenarbeit als Ihr Steuerberater profitieren können.
Sie haben Fragen zur Verfahrensdokumentation oder wünschen sich Support? Gern helfen wir Ihnen weiter und unterstützen Sie bei der Umsetzung.
Unsere Gesichter für Verfahrensdokumentation
Ihre Ansprechpartner*innen.
Luisa Kors
Junior Digital Transformation Consultant
Stefan Nowak
Head of Account & Business Development
Leonie Kröger
Steuerfachangestellte